電子帳簿保存法への対応について説明します。
1. 対応している電子帳簿保存法の区分
Cashmapでは、電子帳簿保存法の区分「スキャナ保存」「電子取引」に対応しています。
| 電子帳簿保存法の区分 | 対応可否 |
|---|---|
| 電子帳簿等保存 | ✕ |
| スキャナ保存 | ◯ |
| 電子取引 | ◯ |
2. 対応している帳簿種類
Cashmapで対応している帳簿種類は、国税関係書類＞取引関係書類＞請求書です。
3. スキャナ保存区分の要件
スキャナ保存の対象書類は「手書きで作成して取引相手に紙で渡す書類の写し」や「取引相手から紙で受け取った書類」となります。 その他詳細については以下の通りです。
| ルール | 要件内容 |
|---|---|
| 入力期間の制限 | 次のどちらかの入力期間内に入力すること ① 書類を作成または受領してから、すみやか（おおむね７営業日以内）にスキャナ保存する（早期入力方式） ② それぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間（最長2ヵ月以内）を経過した後、すみやか（おおむね７営業日以内）にスキャナ保存する（業務処理サイクル方式） ※②の業務処理サイクル方式は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用できます |
| 一定の解像度による読み取り | 解像度200dpi相当以上で読み取ること |
| カラー画像による読み取り | 赤色、緑色、青色の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取ること |
| タイムスタンプの付与 | 入力期間内に総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプ（※1）を、入力単位ごとのスキャナデータに付すこと ※1 スキャナデータが変更されていないことについて、保存期間を通じて確認することができ、課税期間中の任意の期間を指定し、一括して検証することができるものに限る ※2 入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、このタイムスタンプの付与要件に代えることができる |
| バージョン管理 | スキャナデータについて訂正･削除の事実やその内容を確認することができるシステム等または訂正･削除を行うことができないシステム等を使用すること |
| 帳簿との相互関連性の確保 | スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと |
| すみやかに出力すること | スキャナデータについて、次の①～④の状態ですみやかに出力することができるようにすること ①整然とした形式 ②書類と同程度に明瞭 ③拡大または縮小して出力することができる ④４ポイントの大きさの文字を認識できる |
| システム概要書等の備え付け | スキャナ保存するシステム等のシステム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付けること |
| 検索機能の確保 | スキャナデータについて、次の要件による検索ができるようにすること ①取引年⽉日その他の日付、取引金額および取引先での検索 ②日付または金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索 ③２つ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索 |
参考：スキャナ保存関係（令和６年１月１日からの取扱いに関するもの）国税庁
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_03.pdf
4. 「スキャナ保存区分」要件への対応に関する補足
Cashmapでは、スキャナ保存区分要件「バージョン管理」については訂正・削除を行うことができないことで対応しています。
※請求書のステータスが「下書き」状態の場合を除く。
5. 電子取引区分の要件
電子取引は、真実性と可視性の2つの保存要件に対応する必要があります。
【真実性の要件】
以下のいずれかに対応することが必要
- タイムスタンプを付与された後で電子取引データの授受を行う（発行側）
- 電子取引データの授受後、最長2ヵ月＋7営業日以内にタイムスタンプを付与（受取側）
- 電子取引データについて訂正／削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正／削除ができないシステムを利用する
- 訂正／削除の防止に関する事務処理規程を定めその規程の運用を行う
【可視性の要件】
以下のすべてを満たすことが必要
- 自社開発システムの場合、その概要書を備え付ける
- 保存場所にパソコン等とその操作マニュアルを備え付け、画面・書面ですみやかに出力できる
- 保存された取引情報を検索できて、すぐに表示できるように検索機能を確保する
6. 「電子取引区分」要件への対応に関する補足
Cashmapでは、電子取引区分要件「真実性の要件」については訂正・削除を行うことができないことで対応しています。
※請求書のステータスが「下書き」状態の場合を除く。